任永波 ：如何有效的提高工作效率是每一个职场人都十分关注的点，今天作者就此展开分享，希望你能从文中收获点滴。
工作效率是个老生常谈的话题，但是对于很多新人来说却是怎么都绕不过去的问题。
产品和设计人员的大部分工作属于创造性的，需要投入很多的思索和研究，非常耗费时间，有时候如果不掌握一些方法和要领，很容易把时间蹉跎掉。你会经常遇到这样的情况：又到下班时候了，该做的事情还有很多没做完。自己或者要求加班完成，或者推到明天，这样很容易每天都欠一点，逐渐债台高筑。
产品和设计处于研发流程的上游，有时候为了抢工期就会自动压缩设计的时间。尤其是创业公司，产品经理和设计师本来配备就不是很充足。设计人员往往会在同一个时间段内接到多个设计任务，这时候大家就会叫苦连连。怎么才能在有限的时间内处理好这么多的工作呢？
下面我就重点介绍下我在这方面系统性的总结，也是我在我们UED部门分享的干货：
△ 提升设计效率的五个方法
一. 建立专属工具包，快捷高效使用工具
俗话说「工欲善其事必先利其器」。设计师要想提高自己的工作效率，首先就要结合自己的工作流程和场景，建立自己专属的工具包。我通常从需求分析阶段／设计灵感阶段／用户体验设计阶段／协同办公工具／走查验收阶段来展示，我们用的最多的工具。
在需求分析和设计研究阶段需要：思维导图工具／问卷调研工具／数据分析工具和文档工具。
△ 需求研究阶段常用工具
在设计灵感和素材收集阶段需要以网站为主：包括一些综合性的设计网站，也可以分门别类地去搜集素材，也可以有一些灵感收集工具。切记，对于经常浏览的网站要在电脑浏览器上进行收藏管理，便于自己勤浏览和快捷查找。再也不要每次为了打开一个网站都要先打开百度。再不济的方法，也要建立从地址栏输网址搜索的习惯。
△ 常用设计灵感收集网站
用户体验设计阶段需要：交互原型工具／视觉设计工具／动效设计工具和切图标注工具等。
△ 交互和UI设计阶段常用工具
跨部门协作和项目管理需要协同办公工具主要包括：项目管理软件／工作沟通工具／云空间和会议管理工具等。有一些项目管理工具同时也是需求或任务管理工具。
△ 团队协作办公常用工具
在设计走查和验收阶段需要用到bug管理工具。
△ bug管理常用软件
选择工具，首页选择是利器。利器有几点：
首先是性能稳定，不会出现Bug或者功能缺陷。比如我现在不用Evernote最大原因就是免费版功能阉割太厉害，并且储存带图的文章极为卡顿。
另外体验必须上佳，要能更好地为自己工作服务，切实提升效率。不要成为自己的负担，很多时候装个系统浪费一天时间。
并且，作为设计师从事的是创意性工作，需要如果工具本身能够在灵感启发和刺激的作用那就更好了。比如，你如果问我是选择Windows产品还是选择Mac系统产品，我可以毫不犹豫地建议你选择使用后者。手机也一样，一定要有一台iPhone，当然不要求必须是刘海X。业界最顶尖的设计也就是苹果产品了。比如iPad定位就是艺术家的生产力。包括现在很多设计师面试会带着iPad来展示自己的作品，就很好。
工具一定要多用，熟能生巧。对于工具，不仅要多维护和管理，还有掌握使用的技巧和快捷操作方式，从而达到高效使用目的。
1.熟练掌握核心设计软件的快捷键
比如：Xmind快捷键，用的最多的就是Enter插入主题，Tab插入子主题。Axure快捷键最常用的快捷键F5生成等；Ps不易上手，更需要梳理掌握快捷键，提高效率。
2.熟练使用和业务/产品贴合的模板，做到可复用／多复用
拿Axure来讲，交互设计师在设计的时候要明白那些组件或者模块也会用在其他页面的，就直接做成模板，到另外页面后直接拖过来用即可，方便省事，根本不需要每做一个功能都要重新画一遍页面。对于UI设计师来说也一样，多建组来管理图层，然后按组来复用。
3.建立专属产品组件库
把一些最常用的空间或模板沉淀下来，建立一份针对某个产品的组件库，随用随调取，还可以分享给同事共同使用，能极大提升团队效率。此时组件库属于设计规范的早期产物。
4.多屏协作
设计师做设计很多时候需要多个页面切来切去，这个时候如果能够有两个或多个屏幕来实现多屏协作，就能够极大提升效率。比如工作使用两个电脑屏，或者一个电脑接多个手机屏。
其中要注意，有些协同办公工具尤其是项目管理软件，最好能从全公司范围或者整个项目组去用才能够真正使用起来。所以有些工具首先要征求领导的意见，领导认可，从上往下推行更容易。
另外，要多使用云端工具，不仅方便协作，还可以随时随地查看或者利用碎片化时间处理一些任务。
二. 建立设计和工作规范
设计规范一方面是产品设计的指南，另一方面也是协同设计一致性和效率的重要工具。很多设计团队都不是一个人在战斗，小到三两个人的设计小组，大到上百人的设计部门，这个时候有一套大家都遵守的设计规范是很有必要的。
设计规范包括：
1.平台规范，如iOS／Android规范
△ iOS设计规范
2.产品设计规范
△ airbnb guideline
设计规范，包括从字体／字号，icon，按钮，色彩等等，到文字间距，导航设置，页面结构，页面布局等。设计师一旦对于标准了然于胸，就能够不假思索直接上手，效率自然上升。
产品设计规范除了具有指导设计，保证一致性外，用于新人培训，能让新人快速建立对产品的认知，通过熟悉设计规范很快介入到工作中来。
此外，还有注意自己文件夹命名规范，图层/目录管理规范，切图标注规范等，很多情况下需要团队内部达成一致，且上下游同时能够清楚无误理解即可。
通过规范把设计师的思想和行动统一起来，像一个人一样战斗，那样沟通成本和协作难度都会大幅度降低，且效率也会大大提升。美国PayPal公司初期招人的理念就是不招顶级人才，而是招和他们思想和行动更匹配的，目的就是为了更高效一致地落实行动。
三. 做好任务和时间管理
设计人员很多时候都是多任务处理的状态。这个时候首要做的事情是，对任务进行优先级处理。
我通常都会按照重要和紧急程度四象限去排列，标出位置，列出优先级。
△ 按重要性和紧急程度进行安排优先级
如图所示，通常情况下，我们会按照b-c-e-a-d的顺序去处理任务，然后在项目管理软件上建好任务标注优先级，然后去一一执行。常规这样做法没有问题，面对的紧急的事情，兵来将挡，水来土掩。
但是这里要提出，我们要通过提前的规划和预判，建立机制，逐渐把重要且紧急的事态引导为重要不紧急，这样我们有足够的精力从容高效面对事物，而不至于总是被突发事件牵着鼻子走。
执行过程中，有几点时间管理方面的经验分享如下：
1.将计划和目标周期化
每周发周报一定要明确下周有哪些具体任务，制定一个周计划，安排好每天的任务。然后每天制定一个每日计划，安排好上午／中午和下午，各完成哪些任务。
任何计划都不要写得太笼统，一定要把目标细化，要明明确确知道下一步就是要做什么。计划一定要合理，遵循具体可执行和可量化的原则。
另外，可以结合自己的计划，设置一定的奖惩措施，以激励自己按时完成目标。
2.善于拆解任务，打败拖延症
从认知心理学上分析，很多时候人内心产生拖延症是因为所接触的任务很庞杂或者具备不确定性，这个时候人会产生心理负担从而不愿意直面。
遇到这种问题，我们就需要对任务进行拆解，分成很小的模块去逐个击破。一点点建立自信心，然后取得整体的胜利。
3.面对复杂的任务，一定要给自己留大块时间来做，善于拒绝别人的打扰
因为同一时间处理多个任务，会产生任务直接的切换成本，就像我们浏览网页一样，一会看看这个，一会